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Die meisten Fachzeitschriften verfügen über Online-Einreichungssysteme, die es Autor:innen deutlich einfacher und schneller machen, Manuskripte einzureichen. Der Grund: Die Online-Einreichung hat die Unsicherheit der Postlaufzeiten vollständig beseitigt – ein Problem, das bei manueller Einreichung oft zu Verzögerungen führte. Zudem entfällt die Notwendigkeit zahlreicher E-Mails und das mühsame Durchsuchen verschiedener Dokumentversionen. Das ist ein großer Vorteil für Autor:innen, die somit keine wichtigen Änderungsvorschläge mehr verpassen, nur weil ihr E-Mail-Postfach unübersichtlich war. Nach der Einreichung ermöglicht das Online-Tracking-System den Autor:innen, den gesamten Weg ihres Manuskripts zu verfolgen. Da die Zeit nach der Einreichung oft mit großer Anspannung verbunden ist, ist es völlig normal, dass Autor:innen regelmäßig den Status ihres Manuskripts überprüfen.
Wie verfolgt man Manuskripte in Einreichungssystemen von Fachzeitschriften?
Obwohl die meisten Zeitschriften detaillierte Richtlinien zur Formatierung des Forschungsartikels bereitstellen, erklären sie nur selten, was die verschiedenen Statusmeldungen im Online-Tracking-System bedeuten. Dadurch fällt es Autor:innen oft schwer, die Bedeutung eines bestimmten Status einzuordnen – was ihre Unsicherheit zusätzlich verstärkt. Längere Phasen mit demselben Status oder unerwartete Statuswechsel können zu Verwirrung führen. Dieser Artikel soll Autor:innen einen Überblick über die wichtigsten Statusmeldungen geben und erklären, was sie bedeuten.
Welche möglichen Statusmeldungen zeigt ein Tracking-System an?
Auch wenn einzelne Fachzeitschriften die Statusbegriffe leicht abwandeln, gelten im Allgemeinen folgende Bedeutungen für die verschiedenen Schritte von der Einreichung bis zur Annahme bzw. Ablehnung:
1. Manuskript eingereicht
Das bedeutet, dass das Manuskript erfolgreich eingereicht und von der Autorin bzw. dem Autor bestätigt wurde. Danach wird es in der Regel vom Redaktionsteam auf Formatierung geprüft, bevor es einem Editor bzw. einer Editorin zugewiesen wird.
2. Editor eingeladen
Dieser Schritt ist optional und nicht in allen Zeitschriften vorhanden. Er zeigt an, dass das Manuskript einem Editor bzw. einer Editorin zugewiesen wurde und auf dessen Annahme wartet.
3. Beim Editor
Der/die Editor:in hat das Manuskript übernommen. In dieser Phase erfolgt eine erste inhaltliche Prüfung. Wenn das Manuskript thematisch und qualitativ geeignet ist, wird es an Gutachter:innen weitergeleitet. Andernfalls wird es ohne Review zurückgewiesen. In solchen Fällen erscheint häufig als nächster Status „Entscheidung in Bearbeitung“ und meist folgt die Ablehnung nach wenigen Tagen.
4. Reviewer eingeladen
Auch dieser Schritt ist optional. Wenn das Manuskript die erste Prüfung besteht, sucht der/die Editor:in nach geeigneten Peer Reviewer:innen. Der Status „Reviewer eingeladen“ bedeutet, dass Einladungen verschickt wurden, aber noch keine Zusagen vorliegen. Falls später wieder „Beim Editor“ angezeigt wird, haben die Reviewer:innen wahrscheinlich abgelehnt und der/die Editor:in muss neue Kandidat:innen suchen.
5. In Begutachtung
Dieser Status bedeutet, dass das Manuskript derzeit einem Peer-Review-Verfahren unterzogen wird. Peer-Reviewer sind vielbeschäftigte Wissenschaftler, und das Peer-Review-Verfahren ist eine ehrenamtliche Tätigkeit, die eine detaillierte Prüfung und Bewertung des Manuskripts erfordert. Daher ist dies möglicherweise der zeitaufwändigste Teil des gesamten Publikationsprozesses. Je nach Zeitschrift und Fachgebiet kann dies zwischen einem und vier Monaten dauern.
6. Erforderliche Gutachten abgeschlossen
Dieser Status bedeutet, dass alle Peer-Reviews abgeschlossen sind und bei der Redaktion eingegangen sind. Manchmal kann es vorkommen, dass der Herausgeber nach Durchsicht der Reviews zu dem Schluss kommt, dass ein zusätzliches Review erforderlich ist. In solchen Fällen kann der Status wieder auf „In Begutachtung“ zurückgesetzt werden. Seien Sie also nicht überrascht, wenn dies geschieht. Sobald das zusätzliche Review abgeschlossen ist, wird der Status wieder auf „Erforderliche Reviews abgeschlossen“ gesetzt.
7. Entscheidung in Bearbeitung
Das bedeutet, dass der Herausgeber nun auf Grundlage der Kommentare der Peer-Reviewer und seiner eigenen Meinung eine Entscheidung über Ihren Artikel trifft. Bei Bedarf kann der Herausgeber in dieser Phase die Redaktion konsultieren. Sobald dieser Status angezeigt wird, wird der Autor in der Regel innerhalb weniger Tage über die redaktionelle Entscheidung informiert. In Ausnahmefällen kann es jedoch vorkommen, dass dieser Status mehrere Wochen lang angezeigt wird und der Autor keine Entscheidung erhält. Dies kann passieren, wenn der Herausgeber sehr beschäftigt ist und viele andere Artikel auf seinem Schreibtisch liegen und darauf warten, bearbeitet zu werden.
8. Überarbeiten
Dies bedeutet, dass der Autor gebeten wurde, je nach den Kommentaren der Gutachter größere oder kleinere Überarbeitungen vorzunehmen, und dass sich die Einreichung nun beim Autor befindet. Dem Autor wird in der Regel eine Frist von einigen Wochen bis zu einigen Monaten eingeräumt, je nach Art der Überarbeitungen und Fachgebiet. Der Autor kann eine Verlängerung der Frist beantragen, indem er sich vorab schriftlich an den Herausgeber wendet. Der Autor muss das überarbeitete Manuskript zusammen mit einer Punkt-für-Punkt-Antwort auf die Kommentare der Gutachter einreichen.
9. Überarbeitetes Manuskript eingereicht
Dies bedeutet, dass der Autor das überarbeitete Dokument eingereicht hat. Das Dokument wird nun von der Zeitschrift auf seine Formatierung überprüft.
10. Autor lehnt Überarbeitung ab
Dies zeigt, dass der Autor auf einen Aktionslink geklickt hat, der angibt, dass er keine überarbeitete Version des Manuskripts einreichen möchte. Mit anderen Worten: Der Autor ist nicht bereit, die vorgeschlagenen Überarbeitungen vorzunehmen, und möchte seinen Beitrag zurückziehen.
11. Rückzug abgeschlossen
Wenn ein Autor beschließt, seinen Artikel zurückzuziehen, ist der Rückzugsprozess abgeschlossen, sobald der Autor einen Antrag auf Rückzug gestellt hat und der Herausgeber diesem zugestimmt hat. Beachten Sie, dass eine E-Mail des Herausgebers, in der der Rückzug bestätigt wird, unbedingt erforderlich ist, bevor das Manuskript bei einer anderen Zeitschrift eingereicht werden kann. Andernfalls könnte es als doppelte oder gleichzeitige Einreichung angesehen werden.
12. Ablehnung abgeschlossen
Wenn der Autor die von den Gutachtern und dem Herausgeber geforderten Überarbeitungen vorgenommen hat, kann die endgültige Entscheidung über das Manuskript entweder „Annehmen“ oder „Ablehnen“ lauten. Ist der Herausgeber mit den Überarbeitungen nicht zufrieden, kann das Papier abgelehnt werden. Dieser Status zeigt, dass der Herausgeber auf der Grundlage der Überarbeitungen und der Antworten des Autors auf die Kommentare der Gutachter eine endgültige Entscheidung getroffen hat, das Papier abzulehnen.
13. Annahme abgeschlossen
Dieser Status bedeutet, dass der Herausgeber mit den vom Autor vorgenommenen Überarbeitungen zufrieden ist und eine endgültige Entscheidung zur Annahme getroffen hat.
Wir hoffen, dass dies einige der Fragen beantwortet, die Autoren zu den verschiedenen Statusangaben in einem System zur Verfolgung von Zeitschriftenartikeln haben. Beachten Sie jedoch, dass möglicherweise nicht alle Zeitschriften genau die gleichen oder alle der oben genannten Statusangaben anzeigen. Andererseits können einige Zeitschriften auch einige Statusangaben anzeigen, die in dieser Liste nicht enthalten sind.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die Einreichung von Manuskripten ist dank Online-Einreichungssystemen deutlich schneller und effizienter geworden.
- Diese Systeme verfügen über eine Tracking-Funktion, mit der Autor:innen den Fortschritt ihres Manuskripts anhand des angezeigten Status verfolgen können. Allerdings empfinden viele Autor:innen die Statusänderungen als verwirrend und machen sich Sorgen.
- Viele Autor:innen empfinden die Statusänderungen als verwirrend und machen sich Sorgen.
- Das Verständnis der verschiedenen Statusmeldungen im System der Zeitschrift und der typischen Dauer jeder Phase kann Ängste verringern und dabei helfen zu erkennen, wann ein Kontakt zur Redaktion sinnvoll ist.
FAQs
1. Wie kann man ein eingereichtes Manuskript nachverfolgen?
Die meisten Fachzeitschriften verfügen über ein Online-Einreichungssystem, mit dem Autor:innen den Status ihres Manuskripts nachverfolgen können. In der Regel erhalten Sie einen Link wie „Track your manuscript“, über den Sie den aktuellen Stand einsehen können. Alternativ können Sie sich direkt auf der Website der Zeitschrift einloggen, den Autor:innenbereich aufrufen und den Status Ihres Manuskripts anhand der Einreichungsnummer prüfen.
2. Wie kann man bei einer Manuskripteinreichung nachhaken?
Die beste Möglichkeit zur Nachverfolgung besteht darin, den Status im Einreichungssystem der Zeitschrift regelmäßig zu prüfen. Wenn jedoch über längere Zeit keine Updates erfolgen oder sich der Status nicht ändert, können Sie sich an die Redaktion wenden und höflich nachfragen. Bedenken Sie, dass Editor:innen oft stark ausgelastet sind und täglich eine Vielzahl von Manuskripten prüfen müssen. Warten Sie daher idealerweise etwa einen Monat, bevor Sie eine Anfrage stellen – und formulieren Sie Ihre E-Mail stets professionell, höflich und respektvoll.
3. Was ist eine Checkliste bei der Manuskripteinreichung?
Eine Checkliste für die Einreichung enthält alle erforderlichen Informationen und Dokumente, die im Rahmen der Manuskriptübermittlung bereitgestellt werden müssen. Dazu gehören u. a. das Hauptmanuskript im vorgeschriebenen Format, der Abstract, Schlagwörter, Abbildungsdateien, Angaben zur Finanzierung, Interessenerklärung sowie weitere journal-spezifische Informationen. Falls Ihre Studie Tier- oder Humanversuche umfasst, sollten auch entsprechende Erklärungen enthalten sein.
4.Was sind die drei möglichen Ergebnisse bei der Einreichung eines Manuskripts zur Veröffentlichung?
Die drei möglichen Entscheidungen sind: 1) Annahme ohne Überarbeitung, 2) Annahme mit größerer/kleinerer Überarbeitung, 3) Ablehnung.
Fall 1 ist äußerst selten – hier wird das Manuskript direkt akzeptiert. In Fall 2 durchläuft das Manuskript den Peer-Review-Prozess. Basierend auf den Gutachten fordert der/die Editor:in größere oder kleinere Änderungen. Nach der Überarbeitung und Neueinreichung erfolgt dann entweder die Annahme zur Veröffentlichung oder die endgültige Ablehnung.
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